Weekly News

Rejsepolitik – er det stadig den samme?

Virksomheder har fokus på omkostninger og indkøb. De seneste år har mange valgt, at indkøb og håndtering af rejser ligger i indkøb. Det er godt, men at håndtere forretningsrejser er mere komplekst end mange andre indkøb.

De forventer fleksibilitet, alt skal være tilgængeligt på mobilen 24-7 og arbejde og fritid smelter sammen.

Fremtidens medarbejdere/rejsende bliver krævende og stiller krav om at kunne arbejde der, hvor det passer bedst på dagen, de medbringer deres egen PC/device og forventer at kunne bruge den – også til arbejde. De ved alt om ny teknologi og digitalisering og kræver mobilitet og mulighed for at være online 24-7.

Hvis man ser på trends inden for forretningsrejser, så er personalisering, teknologi og de nye generationer ofte på agendaen. De forventer fleksibilitet, alt skal være tilgængeligt på mobilen 24-7 og arbejde og fritid smelter sammen.

I DBTA diskuterer vi ofte rejsepolitik. Det er et evigt aktuelt emne og et område, som de fleste virksomheder arbejder med løbende. Nogle af udfordringerne er:

Der er nye krav til formidling af rejsepolitikken, for 42 tætskrevne siders rejsepolitik på virksomhedens intranet er ikke længere nok! Nogle virksomheder har kastet sig ud i at lave egne apps, hvor al rejseinformation kan hentes. Andre bruger apps og de services, som erhvervsrejsebureauerne og reservationssystemer, som bl.a. Amadeus, tilbyder. Der er kommet nye leverandører til markedet, som f.eks. Roadmap (et hollandsk firma), som udfordrer alle ved at skræddersy en app, hvor man samler de leverandører og aftaler, som den enkelte virksomhed ønsker, at den rejsende skal kende til og gøre brug af.

De digitalt indfødte rejsende er der allerede! Selvom de ikke er så forskellige fra de lidt ældre rejsende, så kommer man ikke helt udenom at de i højere grad ser sig selv som eksperter. De er online 24-7, de opfatter hurtigt store mængder information og laver ”pick and choose”. De ønsker i højere grad ”bleisure”, de er sociale og ønsker oplevelser og tager gerne imod nye muligheder og alternativer.

Udtrykket ”bleisure” er en sammenstilling af business og pleasure og for de yngre generationer, så er det nærliggende at kombinere forretningsrejsen med fritid. Når man nu er i New York, hvorfor så ikke blive weekenden over og opleve mere? Det giver dog udfordringer for virksomheden, for hvad med forsikring, udgifter og det skatte- og lovgivningsmæssige på området? På den anden side kan det være vigtigt med vide rammer i rejsepolitikken, hvis man vil tiltrække og fastholde de medarbejdere, der er særligt vigtige for virksomheden. Begrebet ”Worklife balance” har de fleste virksomheder fokus på, men alligevel er det vigtigt at have regler for, om virksomheden betaler for et museumsbesøg, hvis den rejsende på denne måde forsøger at få mere ud af hver enkelt rejse.

I Norden er vi vant til at udfordre reglerne og særligt ofte, når det kommer til virksomhedens rejsepolitik eller f.eks. hotelaftalerne. Erhvervsrejsebureauerne mister de små og mellemstore virksomheder, bl.a. fordi ”online-generationerne” er på vej og vil have samme gode brugeroplevelser, både når de booker private og forretningsrejser. De nye rejsende har også svært ved at forstå gebyrer til rejsebureauerne, for hvilken værdi giver de til en hotelreservation? På den anden side siger rejsebureauerne, at de kan styre aftalerne og at det er for dyrt at lade de rejsende bestemme selv.

Et område, der også skal tages stilling til er brug af ydelser som Airbnb og Uber. Det er en klar trend, at mange gerne bor privat, men det rejser igen spørgsmål om sikkerhed, lovgivning osv.

Så vi kan konkludere, at det aldrig bliver ”umoderne” at have en god rejsepolitik på plads! At man skal huske at tænke over forsikring, sikkerhed, risikostyring og data! – og hvis man så samtidig forstår at inddrage de rejsende, høre på deres ønsker til og oplevelser på rejsen, så er man godt i gang.

EU er på vej med en ny persondataforordning, der træder i kraft til maj. Man undgår ikke at tænke over, hvor data på den rejsende ”flyder” hen.

Del

Journalist

Anne Mette Berg, General Manager, Danish Business Travel Association (DBTA)

Andre artikler