Weekly News

Virksomhederne har ansvaret for, at medarbejderne kender rejsepolitikken, siger Anne Mette Berg fra DBTA. BUSINESS

Medarbejderne skal kende rejsepolitikken

Det er nemt for medarbejderen at booke fly og hotel selv, så hvorfor have en travel manager ansat? Men det giver faktisk mening; for en travel managers rolle dækker over meget mere end blot indkøb af rejser.

Vores medlemmer er meget optagede af, hvordan man formidler politikken på en enkel måde; f.eks. via en app eller på de sociale medier.

Med ganske få klik med musen på en af de utallige rejse-apps, så har man reserveret både fly og hotel – ofte til meget fordelagtige priser. Det er let, og noget medarbejderne selv kan klare, men selv om det umiddelbart virker som en let og billig løsning, kan der følge en række udfordringer med.

For når medarbejderen selv booker rejsen, så ved virksomheden ikke nødvendigvis, hvor medarbejderen befinder sig i verden. Andre problemstillinger melder sig hurtigt på banen: Accepterer en virksomhed f.eks. brug af Uber til transport, eller må man booke en lejlighed på Airbnb? Må man bruge optjente bonuspoint privat? Hvordan er jeg forsikret på rejsen? Har min arbejdsplads krav til udledning af CO2 på flyveturen?

I RUCs rapport fra 2016 om Fremtidens Rejsepolitik blev en stribe danske virksomheder, rejse­bureauer og leverandører spurgt om, hvad der optager dem i forhold til forretningsrejser. Det var tydeligt, at ønsket om transparens i forhold til sammenhængen mellem rejseomkostninger, etiske retningslinjer og CSR er en væsentlig faktor. En rejse skal ikke bare være billig, den skal også leve op til rejsepolitikken, som afspejler virksomhedens værdier.

Så vælger virksomhederne at spare deres travel managers væk og i stedet lade opgaven gå til indkøbs­afdelingen, kan det faktisk ende med blive en dyr oplevelse både på den økonomiske bundlinje, men også på den etiske.

– At købe og arrangere forretningsrejser er et komplekst område, hvor der er mange komponenter i spil. Der er jo tale om et forløb, hvor der skal tages hånd om både den rejsende og virksomhedens værdier, forklarer Anne Mette Berg fra DBTA – Danish Business Travel Association.

Derfor er det vigtigt, at virksom­heden informerer deres medarbejdere, om hvilken rejsepolitik, der gælder.

– Der er jo ikke mange medarbejdere, som får læst sig gennem 30 siders rejsepolitik gemt i et hjørne af intranettet. Så vi oplever, at vores medlemmer er meget optagede af, hvordan man formidler politikken på en enkel måde; f.eks. via en app eller på de sociale medier. Og det er også en vigtig opgave for en travel manager at gøre rejsepolitikken synlig, fortæller Anne Mette Berg.

Så måske er det tid for virksomhederne til at reflektere over deres travel manageres arbejdsrolle i fremtiden – i stedet for blot at bede dem rejse.

Fakta

DBTA er Danmarks førende erfa- og netværksforening for travel managers og indkøbere af forretningsrejser/møder og den danske rejsebranche. Foreningen har omkring 120 medlemmer, der fordeler sig på både kunder og leverandører.

Del

Journalist

Pia Bundgaard Hansen

Andre artikler