Weekly News

Det personlige møde er verdensklasse

Velholdte møder og konferencer er et strategisk ledelsesværktøj, der ikke går af mode, selvom teknologien for længst har gjort sit indtog på direktionsgangen.

Da fænomenet med de virtuelle muligheder begyndte, frygtede møde- og konferencecentrene for fremtiden.

Forudsigelserne var grumme, da internettets uanede muligheder i nullerne forstyrrede de gængse opfattelser af, hvordan man gjorde ting. Bøgerne blev dødsdømte med e-bøgernes indtræden, og møde- og konferencecentrene frygtede tilsvarende skæbne med omkostningsfrie, virtuelle mødefaciliteter dukkede op med Skype som banebryder.

Heldigvis gik de grumme gæt på fremtiden ikke så galt for hverken bøgerne eller konferencecentrene. Slet ikke. Det kan Christian Guldager bevidne. Han er direktør i Kursuslex, der er landets største formidler og kontaktskaber inden for møde- og konferenceafvikling. Han siger om forudsigelserne, der gik til skamme:

– Da fænomenet med de virtuelle muligheder begyndte, frygtede møde- og konferencecentrene for fremtiden. De blev jo overflødige, når folk kunne samles over nettet hver eneste dag fra alle verdenshjørner med et par klik. Men faktisk har det virtuelle givet en positiv effekt. Vi oplever, at man i virksomheder og organisationer er blevet meget mere opmærksomme på, at det at mødes ansigt til ansigt, det kan man ikke slå. Man kan skype et hastemøde og viderebringe informationer internt, men det personlige møde, det er så værdifuldt som intet andet. Teknologien i de virtuelle møder har endda været med til at forbedre de klassiske møder, for nu kan du få flere oplægsholdere og deltagere med på en live-streaming. Teknologien har gjort møderne nemmere og mere underholdende at afvikle. Man kan f.eks. hurtigt foretage en online-afstemning, ytre en holdning eller vise et sigende videoklip, forklarer Christian Guldager, der efter 30 år i branchen ved, hvad der skal til, for at skabe de rette rammer for landets møde- og konferenceplanlæggere.

Kursuslex blev etableret i 1972 og har siden udviklet og udgivet værktøjer til knap 13.000 møde-, kursus- og kongresplanlæggere. Oprindeligt bestod værktøjet af en håndbog over gode faciliteter, men derudover består værktøjskassen i dag af websites, et magasin samt messer og arrangementer, hvor mødeplanlæggere kan få gode råd, tips og inspiration. Ifølge direktøren er mødeplanlæggerne et korps af medarbejdere, der ofte har vanskelige arbejdsvilkår i forhold til chefens forventninger:

– Mødeplanlæggere er en broget skare af direktionssekretærer, salgschefer, kommunikationsfolk, HR-assistenter osv. Fælles for dem er, at de to, tre og måske ti gange om året planlægger eksterne konferencer, kurser, statusmøder, firmafester og alt muligt andet. De har typisk en temmelig stor tegnebog at gøre godt med. Og for at de skal kunne bruge de her penge mest fornuftigt og få det størst mulige udbytte af arrangementet, så er det, at de kan søge inspiration og skabe nye kontakter hos os, fortæller Christian Guldager.

De seneste fem-ti år har den opgave taget fart – både når det gælder den logistiske planlægning, men også når det handler om at finde den helt rigtige lokalitet og de helt rigtige rammer for mødedeltagerne.

– Siden krisen er optimismen vendt tilbage. Vi ser, at arrangementerne er større end før, men også at der er færre af de såkaldte bevidstløse møder. Man er begyndt at overveje, om der egentlig er behov for det traditionelle salgsmøde. Det er udfordringen: At få flere ledere til at indse, hvor stor en værdi, der er i velholdte møder og konferencer. Den dag, man indser på direktionsgangen, at møder er et strategisk ledelsesværktøj, vil mødeplanlæggerne også få den kredit, de fortjener, for det kan booste mødeejeren, direktøren og virksomheden. Det sker stadig alt for ofte, at sekretæren får en henslængt bemærkning om, at hun eller han skal sætte et seminar op et sted og bare gøre ligesom sidste gang. Men her bør den pågældende medarbejder slå i bordet for at få at vide, hvad det nærmere går ud på, og hvad chefen gerne vil opnå. Taler vi om Hotel D’Angleterre, eller skal man måske på vandrehjem og rystes sammen som et team? Først derefter kan man finde det rigtige sted med den rette kultur. Det skal der arbejdes med fremover: En meget tættere dialog mellem kursusstederne og dem, der skal bruge dem. De skal tale meget mere om, hvordan de kan hjælpe hinanden. Der skal spørges hver eneste gang: ”Hvad skal der opnås?”

Så selvom grumme forudsigelser for 15 år siden gjorde møde- og konferencecentrene til usikker business, så er der ifølge Christian Guldager umådeligt meget at komme efter af udbytte, hvis man forstår at handle ambitiøst og umage i både private og offentlige firmaer og institutioner og udnytte det åbenlyse:

– Et godt gennemført mødearrangement kan være verdens stærkeste kommunikation og branding – intet mindre. Men det skal så være gjort på den rigtige måde og med respekt for alle detaljer, slutter han.

Fakta

Christian Guldager og Kursuslex arbejder for at mødeplanlæggere, hoteller, events og andre leverandører finder frem til hinanden i det rette match. Medierne, de benytter sig af, er en årlig møde- og eventmesse, fire årlige MødeMekkaer, Møde- & Eventmagasinet samt inspiration til branchenetværk generelt.

Del

Journalist

Jørn Sørensen

Andre artikler