Weekly News

Den digitale tidsalder skærper kravene til møder og konferencer

Med sociale medier, Skype, webinarer og andet godt kan menne­sker mødes hvor som helst og når som helst uden at være i nærheden af hinanden. Men det fysiske møde og konferencen har i høj grad stadig sin berettigelse – også i den digitale tidsalder.

De utallige digitale muligheder kan ikke erstatte det fysiske møde mellem mennesker.

For når vi skal inspirere hinanden, tænke nyt, drøfte afgørende spørgsmål og træffe store beslutninger, så har vi behov for at gøre det sammen. Vi har behov for at se hinanden i øjnene, kunne aflæse hinandens kropssprog og også høre de ting, der ikke bliver sagt. Og det kan vi ikke, når vi sidder bag hver vores skærm. Det kræver nærvær.

De utallige digitale muligheder kan ikke erstatte det fysiske møde mellem mennesker. Men de bør udfordre mødebookere og -planlæggere til at blive endnu skarpere på rammer, planlægning og resultater. For når vi bruger ressourcerne på at mødes fysisk, skal det i endnu højere grad end tidligere kunne retfærdiggøres og give mening. Tiden skal udnyttes, kvaliteten skal sikres, og resultaterne skal dokumenteres. Det stiller krav til arrangøren om at tænke både rammer, indhold og udbytte af konferencen ind allerede i planlægningsfasen. Vores dialog, erfaringsudveksling og workshops med mødeplanlæggere, har afsløret følgende kritiske punkter, når man skal forberede et effektivt og resultatorienteret møde:

1. Gør dig lysende klart, hvad formålet med konferencen eller mødet er.
Det er afgørende for både indhold, rammer og metoder. Overvej også, hvad du gerne vil have, at del-tagerne husker og fortæller fra konferencen.

2. Nye omgivelser vækker nye tanker.
Hvis du har brug for, at deltagerne skal tænke nye tanker, så giv dem nye rammer. Det giver næring til inspiration og innovative refleksioner.

3. Brug kompetencerne på stedet til at skræddersy dit arrangement.
Brug din bookingservice eller møde- og konferencestedet som sparringspartnere. De ved, hvilke vir-kemidler netop deres sted kan byde ind med i forhold til formålet med dit møde eller din konference.

4. Sørg for nem og brugervenlig tilmelding og registrering af deltagere.
Glem Excel-arket! I dag findes der flere gode online tilmeldingssystemer, som udover at få arrange-mentet til at fremstå professionelt, også er en stor tidsmæssig hjælp.

Alt i alt, skulle det gerne betyde, at du får rammerne på plads, så du kan bruge din tid på indholdet af dit arrangement og dermed retfærdiggøre de ressourcer, det kræver.

God fornøjelse!

Del

Journalist

Marlene H. Sylvester-Hvid, Direktør, Danske Konferencecentre

Andre artikler